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Conseiller à la gouvernance et aux instances politiques

SOMMAIRE DU RÔLE

Relevant du directeur général et travaillant en étroite collaboration avec le secrétaire général de l’Union des artistes, le titulaire du poste est responsable de la stratégie globale entourant les instances politiques et de la gouvernance interne. En collaboration avec le comité de Gestion, il planifie, organise, dirige et contrôle l’ensemble des activités entourant les comités de l’UDA. Il est également responsable de la gouvernance des politiques internes de l’UDA.

 

RESPONSABILITÉS CLÉS

  • Conseiller et accompagner la direction générale sur le volet stratégique afin d’assurer la cohérence entre les actions posées par les comités et les objectifs d’affaires et initiatives stratégiques de l’UDA
  • Communiquer et répondre aux demandes des membres des comités et du conseil d’administration et assurer la liaison avec la direction générale et le comité de direction
  • Planifier, organiser, coordonner et assurer un support étroit à l’ensemble des activités et l’organisation du travail des différents comités
  • Établir et/ou participer étroitement au développement des plans d'action des différents comités et en assurer une vigie quant à leur exécution afin d’en assurer leur fonctionnement
  • Coordonner la tenue et la création des registres, des ordres du jour, des documents de réunion et des procès-verbaux détaillés et précis qui documentent les opérations des comités
  • Responsable des budgets entourant les comités et en assurer le respect
  • Évaluer les besoins et conseiller le comité de direction et la direction générale lors de la mise en place d'un nouveau comité et lors de la cessation
  • Assurer le suivi des règlements généraux et des règles connexes en partenariat avec le secrétariat général et l’adjoint aux instances politiques
  • Assurer une étroite collaboration avec le service des communications pour tout besoin en communication
  • Encadrer et soutenir les activités et tâches de l’adjoint aux instances politiques afin d'atteindre les attentes et objectifs quotidiens
  • Participer à l’embauche du personnel, à la planification des besoins de formation, à l’évaluation des compétences des employés du service et au transfert de connaissances pour assurer la relève
  • Suivre les indicateurs de performance
  • Agir en tant que personne-ressource et agent de changement au sein de l’équipe
  • Analyser les tendances et faire des recommandations visant l’amélioration continue des processus de travail du service
  • Responsable de la mise en place, création et mise à jour ainsi que de la gouvernance des politiques organisationnelles (Règlements généraux, code d’éthique de l’administrateur, code d’éthique de l’employé, politique de délégation des pouvoirs, plan de contingence, politique de traitement des plaintes, etc.)
  • Responsable du processus de gestion documentaire pour l’ensemble des activités de l’UDA
  • Élaborer, mettre à jour et coordonner l’application du plan de classification documentaire
  • Élaborer les lignes directrices quant aux délais de conservation pour chaque série de documents et en assurer leur application
  • Définir la politique d'archivage et ses requis afin d’en assurer la conformité
  • Effectuer toute autre tâche connexe

 

PROFIL DE COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES


Formation, expérience et connaissances

  • Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine pertinent
  • 5 à 7 années d’expérience de travail pertinente à l’emploi
  • Expérience en gestion ou en coordination
  • Excellente connaissance de la Suite Office

Compétences et aptitudes professionnelles et techniques

  • Excellente maîtrise de la langue française, autant à l’oral qu’à l’écrit
  • Maîtriser de la langue anglaise
  • Leadership transformationnel
  • Excellente capacité de communication
  • Capacité de vivre avec l’ambiguïté
  • Capacité d’analyse et esprit de synthèse
  • Capacité à concevoir les changements, de les provoquer et de les rendre à terme
  • Capacité de s’adapter
  • Gestion des priorités

 

Poste :

Conseiller à la gouvernance et aux instances politiques

Sous la supervision de :

Directeur général

Service :

Secrétariat général

Convention collective

Conseiller

Classe :

C08

Date limite pour postuler :

29 juillet 2022

S.V.P., veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à: cblanchette@uda.ca