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Chef de service, Gestion des encaissements

 

1. SOMMAIRE DU RÔLE


Relevant du directeur, Services administratifs, le titulaire du poste effectue la gestion quotidienne des tâches des employés et des activités du service de Gestion des encaissements. Il veille à la réalisation des activités prévues et des plans d'action en supervisant son équipe. Il intervient sur toutes situations susceptibles d’affecter l’efficacité du service. Il offre un soutien aux employés dans l’exécution de leurs fonctions en agissant entre autres comme personne-ressource de premier niveau pour toutes demandes adressées au service. Il élabore, met en oeuvre et voit au respect des procédures et processus.

Il participe à l'élaboration des objectifs, des plans d'action, stratégies et budgets de son service. Il propose et veille à la mise en place des lignes directrices issues des niveaux supérieurs. Il voit à l'atteinte des objectifs dans les délais prévus avec les ressources allouées. Lors de problèmes complexes et nouveaux, il intervient et recommande les solutions appropriées. En l'absence du directeur, il agit comme la personne de référence du service.

2. RESPONSABILITÉS CLÉS

  • Planifier, organiser et coordonner l’ensemble des activités et l’organisation du travail du service de gestion des encaissements selon le volume d’activités
  • Assigner quotidiennement les tâches à effectuer au personnel
  • Assurer une planification optimale des ressources en coordonnant les horaires de travail et demandes diverses des commis et techniciens
  • Traiter les demandes d’absences des commis et techniciens dans le calendrier de l’équipe
  • Approuver les rapports d’absence des employés du service
  • Maintenir une gestion efficace de l’absentéisme et appliquer le processus disciplinaire lorsque nécessaire
  • Assurer le respect des procédures de travail par tous les employés sous sa supervision
  • Collaborer, encadrer et soutenir les membres de l'équipe afin d'atteindre les attentes et objectifs quotidiens
  • Participer à l’embauche du personnel, à la planification des besoins de formation et de l’évaluation des compétences des employés du service
  • Suivre les indicateurs de performance, préparer les évaluations et tenir les rencontres de gestion de performance des commis et techniciens, de concert avec le directeur
  • Connaître et s’assurer de l’application et du respect des conventions collectives en vigueur à l’UDA
  • Agir en tant que personne-ressource et agent de changement au sein de l’équipe
  • Gérer les plaintes des membres, proposer et obtenir l’approbation des solutions appropriées et les déployer
  • Produire, exécuter et recommander différents types de rapports de gestion, d'indicateurs de performance et d'analyses permettant de faciliter la prise de décision et le contrôle interne des activités du service par la direction
  • Contribuer à la planification des objectifs et à l’évaluation des besoins spécifiques du service
  • Participer à l’élaboration des budgets et en assurer le respect
  • Assure une collaboration avec l’ensemble des parties prenantes du service
  • Participer au déploiement de certains projets, et ce, en étroite collaboration avec différentes parties prenantes
  • Analyser les tendances et faire des recommandations visant l’amélioration continue des processus de travail et de l’organisation du service
  • Prendre en charge l'élaboration et la mise à jour des procédures, processus, politiques et outils de travail du service
  • Appliquer et assurer le respect des règlementations, normes, politiques et procédures établies
  • Effectuer toute autre tâche connexe

3. PROFIL DE COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES


3.1 Formation, expérience et connaissances

  • Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine pertinent
  • 5 à 7 années d’expérience de travail pertinente à l’emploi
  • Expérience en gestion ou en coordination
  • Excellente connaissance de la Suite Office


3.2 Compétences et aptitudes professionnelles et techniques

  • Maîtriser les langues française et anglaise à l’oral
  • Leadership transformationnel
  • Excellente capacité de communication
  • Capacité de vivre avec l’ambiguïté
  • Capacité d’analyse et esprit de synthèse
  • Capacité à concevoir les changements, de les provoquer et de les rendre à terme
  • Capacité de s’adapter
  • Courage managérial
  • Gestion des priorités

 

SOUS LA SUPERVISION DE : Directeur, Services administratifs
SERVICE : Gestion des encaissements
CONVENTION COLLECTIVE : Cadre
CLASSE : C09
 

Pour postuler : S.V.P. veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au service des ressources humaines par courriel à : rh@uda.ca

Date limite pour postuler :

22 avril 2022