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Assemblées du secteur lyrique : consignes et accès

Assemblée virtuelle des membre du secteur lyrique

Tel qu’il était indiqué dans l’avis de convocation que vous avez reçu par courriel le 7 octobre dernier, nous vous transmettons les explications et consignes pour la tenue des assemblées virtuelles du secteur lyrique du mercredi 21 octobre 2020, à partir de 18 h, au moyen de la plateforme de visioconférence Zoom.

 

Nous vous prions de lire attentivement les informations et de suivre les instructions ci‑dessous :

  • Les participants doivent télécharger l’application Zoom avant les assemblées  et s’assurer que les mises à jour de l’application et du support informatique utilisé (ordinateur, tablette ou téléphone) ont été effectuées. De plus, veuillez vous assurer que vos micro et caméra sont bien fonctionnels.

    Attention : Si plus d’un membre d’une même résidence participait à l’assemblée et souhaitait voter, prenez note que l’UDA ne pourra comptabiliser qu’un seul vote par appareil.
  • Il est primordial d’afficher vos prénom et nom, tels qu’ils sont inscrits dans le bottin de l’UDA, ainsi que d’activer votre caméra au moment de votre connexion afin que nous soyons en mesure de valider votre identité. À titre d'exemples, les noms "fleur de macadam" ou "iPhone 1022" seront refusés comme identifiants.
  • Vous aurez accès à la salle d’attente virtuelle à compter de 17 h. Vous serez admis à l’assemblée lorsque votre nom et votre statut de membre en règle auront été validés. Nous vous recommandons de vous connecter à partir de 17 h afin que l’équipe de l’UDA ait le temps de faire les vérifications d’usage pour que tous les participantes et participants puissent être admis avant le début de la séance à 18 h.
  • Vous pourrez être admis aux assemblées tout au long de leur déroulement.
  • Chaque personne doit fermer son micro pendant la durée des assemblées.
  • Une période de questions est prévue après chaque sujet inscrit à l’ordre du jour. Pour ce faire, vous devrez utiliser le signe « lever la main » accessible sur votre écran. Les tours de parole seront ainsi donnés dans l’ordre d’inscription des mains levées (il est possible de baisser la main si vous ne souhaitez plus avoir le droit de parole). Lorsque ce sera votre tour de prendre la parole, le son sera activé par l’hôte (UDA). Assurez-vous toutefois que votre micro est ouvert.
  • Les documents seront partagés à l’écran (ordre du jour, procès-verbaux ) afin de faciliter la compréhension. Toutefois, nous vous suggérons de les avoir tout de même sous la main pour les consulter au besoin (site uda.ca, zone sécurisée, dans Mon centre d’information, rubrique Assemblées, Assemblées sectorielles).

    Nous vous prions de lire les procès-verbaux en lien avec les points 4, 8 et 10 de l'ordre du jour, et ce, avant l'assemblée, de manière à faciliter le déroulement de celles-ci.

Pour accéder à l'ordre du jour et aux procès verbaux, cliquez ici.

 

Coordonnées pour participer à l’assemblée :

  • ID de réunion : 894 3358 5229
  • Code secret : 864962

Enfin, nous vous rappelons :

  • de confirmer votre présence, si vous ne l’avez pas déjà fait, par courriel à l’adresse communique@uda.ca ou par téléphone au 514‑288-7150, poste 1000, ou, sans frais au Canada, au 1-877-288-6682, au plus tard le mardi 20 octobre, à 17 h.

Soutien technique et clavardage

Si vous avez besoin d’un soutien technique pendant l'assemblée, communiquez avec nous :

  • par téléphone : 514-288-7150, poste 1000; sans frais au Canada : 1-877-288-6682;
  • par clavardage (chat) : communiquer avec l’hôte (UDA) au moyen l’option «Converser».

Si vous avez de la difficulté à être admis dans l'assemblée, veuillez communiquer avec nous par téléphone.

Assurez-vous de mettre à jour votre appareil et d'avoir la plus récente version de l'application Zoom pour accéder à toutes les fonctionnalités nécessaires au cours de l'assemblée, notamment pour voter.

 

Fonctionnalités de Zoom

La barre d’état (menu) et icônes ou boutons sont sensiblement les mêmes sur Androïd et Appel iOS. Les boutons ne figurent pas nécessairement dans le même ordre et peuvent avoir un libellé différent. La barre d'état figure soit en haut, soit en bas de votre écran.

Barre d'état de Zoom

Bouton Participants

Cliquez sur ce bouton pour :

  • Voir les participants (voir écran 1 ci-dessous);
  • Accéder à des fonctionnalités, dont les boutons de vote à main levée (voir écran 1 ci-dessous)
Bouton Chat

Cliquez sur le bouton Chat pour clavarder en direct avec l’UDA. Si ce bouton ne figure pas dans la barre d’état, cliquez sur le bouton Plus (avec les 3 points) de la barre d’état (voir écran 2). Vous accédez alors à l’écran 2 : pour clavarder, cliquez sur Converser (ou sur Discussion selon les systèmes ou appareils).

 
Écran 1

Cet écran est accessible après avoir cliqué sur le bouton Participants dans la barre d’état.

Bouton Main : ce bouton sert à indiquer que l’on veut prendre la parole.

Boutons de vote à main levée :

Crochet (pastille verte) et X (pastille rouge)

Le Chat est aussi accessible dans cet écran, sous les boutons.

 

 

 

 

 

 

Écran 2

Cet écran est accessible après avoir cliqué sur le bouton Plus dans la barre d’état.

Pour clavarder, cliquez sur Converser (ou Discussion).

Selon les applications ou appareils, le libellé Lever la main est présent : il sert à indiquer que l’on souhaite prendre la parole.